Da­ten­schutz­hin­wei­se für On­line-Mee­tings, Te­le­fon­kon­fe­ren­zen und We­bi­na­re via „Zoom“ der Gün­ter Stahl GmbH

Wir möch­ten Sie nach­fol­gend über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten im Zu­sam­men­hang mit der Nut­zung von „Zoom“ in­for­mie­ren.

Zweck der Ver­ar­bei­tung

Wir nut­zen das Tool „Zoom“, um Te­le­fon­kon­fe­ren­zen, On­line-Mee­tings, Vi­deo­kon­fe­ren­zen und/oder We­bi­na­re durch­zu­füh­ren (nach­fol­gend: „On­line-Mee­tings“). „Zoom“ ist ein Ser­vice der Zoom Vi­deo Com­mu­ni­ca­ti­ons, Inc., die ih­ren Sitz in den USA hat.

Ver­ant­wort­li­cher

Ver­ant­wort­li­cher für Da­ten­ver­ar­bei­tung, die im un­mit­tel­ba­ren Zu­sam­men­hang mit der Durch­füh­rung von „On­line-Mee­tings“ steht, ist die Gün­ter Stahl GmbH.

Hin­weis: So­weit Sie die In­ter­net­sei­te von „Zoom“ auf­ru­fen, ist der An­bie­ter von „Zoom“ für die Da­ten­ver­ar­bei­tung ver­ant­wort­lich. Ein Auf­ruf der In­ter­net­sei­te ist für die Nut­zung von „Zoom“ je­doch nur er­for­der­lich, um sich die Soft­ware für die Nut­zung von „Zoom“ her­un­ter­zu­la­den.

Sie kön­nen „Zoom“ auch nut­zen, wenn Sie die je­wei­li­ge Mee­ting-ID und ggf. wei­te­re Zu­gangs­da­ten zum Mee­ting di­rekt in der „Zoom“-App ein­ge­ben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nut­zen wol­len oder kön­nen, dann sind die Ba­sis­funk­tio­nen auch über ei­ne Brow­ser-Ver­si­on nutz­bar, die Sie eben­falls auf der Web­site von „Zoom“ fin­den.

Wel­che Da­ten wer­den ver­ar­bei­tet?

Bei der Nut­zung von „Zoom“ wer­den ver­schie­de­ne Da­ten­ar­ten ver­ar­bei­tet. Der Um­fang der Da­ten hängt da­bei auch da­von ab, wel­che An­ga­ben zu Da­ten Sie vor bzw. bei der Teil­nah­me an ei­nem „On­line-Mee­ting“ ma­chen.

Fol­gen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten sind Ge­gen­stand der Ver­ar­bei­tung:

An­ga­ben zum Be­nut­zer: Vor­na­me, Nach­na­me, Te­le­fon (op­tio­nal), E‑­Mail-Adres­se, Pass­wort (wenn „Sin­gle-Si­gn-On“ nicht ver­wen­det wird), Pro­fil­bild (op­tio­nal), Ab­tei­lung (op­tio­nal).

Mee­ting-Me­ta­da­ten: The­ma, Be­schrei­bung (op­tio­nal), Teil­neh­mer-IP-Adres­sen, Ge­rä­te-/Hard­ware-In­for­ma­tio­nen.

Bei Auf­zeich­nun­gen (op­tio­nal): MP4-Da­tei al­ler Video‑, Au­dio- und Prä­sen­ta­ti­ons­auf­nah­men, M4A-Da­tei al­ler Au­dio­auf­nah­men, Text­da­tei des On­line-Mee­ting-Chats.

Bei Ein­wahl mit dem Te­le­fon: An­ga­be zur ein­ge­hen­den und aus­ge­hen­den Ruf­num­mer, Län­der­na­me, Start- und End­zeit. Ggf. kön­nen wei­te­re Ver­bin­dungs­da­ten wie z.B. die IP-Adres­se des Ge­räts ge­spei­chert wer­den.

Text‑, Au­dio- und Vi­deo­da­ten: Sie ha­ben ggf. die Mög­lich­keit, in ei­nem „On­line-Mee­ting“ die Chat‑, Fra­gen- oder Um­fra­gen­funk­tio­nen zu nut­zen. In­so­weit wer­den die von Ih­nen ge­mach­ten Text­ein­ga­ben ver­ar­bei­tet, um die­se im „On­line-Mee­ting“ an­zu­zei­gen und ggf. zu pro­to­kol­lie­ren. Um die An­zei­ge von Vi­deo und die Wie­der­ga­be von Au­dio zu er­mög­li­chen, wer­den ent­spre­chend wäh­rend der Dau­er des Mee­tings die Da­ten vom Mi­kro­fon Ih­res End­ge­räts so­wie von ei­ner et­wai­gen Vi­deo­ka­me­ra des End­ge­räts ver­ar­bei­tet. Sie kön­nen die Ka­me­ra oder das Mi­kro­fon je­der­zeit selbst über die „Zoom“-Applikationen ab­schal­ten bzw. stumm­stel­len.

Um an ei­nem „On­line-Mee­ting“ teil­zu­neh­men bzw. den „Mee­ting-Raum“ zu be­tre­ten, müs­sen Sie zu­min­dest An­ga­ben zu Ih­rem Na­men ma­chen.

Um­fang der Ver­ar­bei­tung

Wir ver­wen­den „Zoom“, um „On­line-Mee­tings“ durch­zu­füh­ren. Wenn wir „On­line-Mee­tings“ auf­zeich­nen wol­len, wer­den wir Ih­nen das im Vor­we­ge trans­pa­rent mit­tei­len und – so­weit er­for­der­lich – um ei­ne Zu­stim­mung bit­ten. Die Tat­sa­che der Auf­zeich­nung wird Ih­nen zu­dem in der „Zoom“-App an­ge­zeigt.

Wenn es für die Zwe­cke der Pro­to­kol­lie­rung von Er­geb­nis­sen ei­nes On­line-Mee­tings er­for­der­lich ist, wer­den wir die Cha­tin­hal­te pro­to­kol­lie­ren. Das wird je­doch in der Re­gel nicht der Fall sein.

Im Fal­le von We­bi­na­ren kön­nen wir für Zwe­cke der Auf­zeich­nung und Nach­be­rei­tung von We­bi­na­ren auch die ge­stell­ten Fra­gen von We­bi­nar-Teil­neh­men­den ver­ar­bei­ten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Be­nut­zer re­gis­triert sind, dann kön­nen Be­rich­te über „On­line-Mee­tings“ (Mee­ting-Me­ta­da­ten, Da­ten zur Te­le­fon­ein­wahl, Fra­gen und Ant­wor­ten in We­bi­na­ren, Um­fra­ge­funk­ti­on in We­bi­na­ren) bis zu ei­nem Mo­nat bei „Zoom“ ge­spei­chert wer­den.

Ei­ne au­to­ma­ti­sier­te Ent­schei­dungs­fin­dung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Ein­satz.

Rechts­grund­la­gen der Da­ten­ver­ar­bei­tung

So­weit per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten von Be­schäf­tig­ten der Gün­ter Stahl GmbH ver­ar­bei­tet wer­den, ist § 26 BDSG die Rechts­grund­la­ge der Da­ten­ver­ar­bei­tung. Soll­ten im Zu­sam­men­hang mit der Nut­zung von „Zoom“ per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten nicht für die Be­grün­dung, Durch­füh­rung oder Be­en­di­gung des Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses er­for­der­lich, gleich­wohl aber ele­men­ta­rer Be­stand­teil bei der Nut­zung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechts­grund­la­ge für die Da­ten­ver­ar­bei­tung. Un­ser In­ter­es­se be­steht in die­sen Fäl­len an der ef­fek­ti­ven Durch­füh­rung von „On­line-Mee­tings“.
Im Üb­ri­gen ist die Rechts­grund­la­ge für die Da­ten­ver­ar­bei­tung bei der Durch­füh­rung von „On­line-Mee­tings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, so­weit die Mee­tings im Rah­men von Ver­trags­be­zie­hun­gen durch­ge­führt wer­den.
Soll­te kei­ne ver­trag­li­che Be­zie­hung be­stehen, ist die Rechts­grund­la­ge Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier be­steht un­ser In­ter­es­se an der ef­fek­ti­ven Durch­füh­rung von „On­line-Mee­tings“.

Emp­fän­ger / Wei­ter­ga­be von Da­ten

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten, die im Zu­sam­men­hang mit der Teil­nah­me an „On­line-Mee­tings“ ver­ar­bei­tet wer­den, wer­den grund­sätz­lich nicht an Drit­te wei­ter­ge­ge­ben, so­fern sie nicht ge­ra­de zur Wei­ter­ga­be be­stimmt sind. Be­ach­ten Sie bit­te, dass In­hal­te aus „On­line-Mee­tings“ wie auch bei per­sön­li­chen Be­spre­chungs­tref­fen häu­fig ge­ra­de da­zu die­nen, um In­for­ma­tio­nen mit Kun­den, In­ter­es­sen­ten oder Drit­ten zu kom­mu­ni­zie­ren und da­mit zur Wei­ter­ga­be be­stimmt sind.
Wei­te­re Emp­fän­ger: Der An­bie­ter von „Zoom“ er­hält not­wen­di­ger­wei­se Kennt­nis von den o.g. Da­ten, so­weit dies im Rah­men un­se­res Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­tra­ges mit „Zoom“ vor­ge­se­hen ist.

Da­ten­ver­ar­bei­tung au­ßer­halb der Eu­ro­päi­schen Uni­on

„Zoom“ ist ein Dienst, der von ei­nem An­bie­ter aus den USA er­bracht wird. Ei­ne Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten fin­det da­mit auch in ei­nem Dritt­land statt. Wir ha­ben mit dem An­bie­ter von „Zoom“ ei­nen Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trag ge­schlos­sen, der den An­for­de­run­gen von Art. 28 DSGVO ent­spricht.
Ein an­ge­mes­se­nes Da­ten­schutz­ni­veau ist durch den Ab­schluss der sog. EU-Stan­dard­ver­trags­klau­seln ga­ran­tiert.

Da­ten­schutz­be­auf­trag­ter

Wir ha­ben ei­nen Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten be­nannt.

Sie er­rei­chen die­sen wie folgt:
Herrn Chris­ti­an Volk­mer, Pro­jekt 29 GmbH & Co. KG, Osten­gas­se 14, 93047 Re­gens­burg, Tel.: +49 941 2986930, E‑Mail: anfragen@projekt29.de

Ih­re Rech­te als Betroffene/r

Sie ha­ben das Recht auf Aus­kunft über die Sie be­tref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten. Sie kön­nen sich für ei­ne Aus­kunft je­der­zeit an uns wen­den.

Bei ei­ner Aus­kunfts­an­fra­ge, die nicht schrift­lich er­folgt, bit­ten wir um Ver­ständ­nis da­für, dass wir ggf. Nach­wei­se von Ih­nen ver­lan­gen, die be­le­gen, dass Sie die Per­son sind, für die Sie sich aus­ge­ben.

Fer­ner ha­ben Sie ein Recht auf Be­rich­ti­gung oder Lö­schung oder auf Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung, so­weit Ih­nen dies ge­setz­lich zu­steht.
Schließ­lich ha­ben Sie ein Wi­der­spruchs­recht ge­gen die Ver­ar­bei­tung im Rah­men der ge­setz­li­chen Vor­ga­ben.

Ein Recht auf Da­ten­über­trag­bar­keit be­steht eben­falls im Rah­men der da­ten­schutz­recht­li­chen Vor­ga­ben.

Lö­schung von Da­ten

Wir lö­schen per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten grund­sätz­lich dann, wenn kein Er­for­der­nis für ei­ne wei­te­re Spei­che­rung be­steht. Ein Er­for­der­nis kann ins­be­son­de­re dann be­stehen, wenn die Da­ten noch be­nö­tigt wer­den, um ver­trag­li­che Leis­tun­gen zur er­fül­len, Ge­währ­leis­tungs- und ggf. Ga­ran­tie­an­sprü­che prü­fen und ge­wäh­ren oder ab­weh­ren zu kön­nen. Im Fal­le von ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten kommt ei­ne Lö­schung erst nach Ab­lauf der je­wei­li­gen Auf­be­wah­rungs­pflicht in Be­tracht.

Be­schwer­de­recht bei ei­ner Auf­sichts­be­hör­de

Sie ha­ben das Recht, sich über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten durch uns bei ei­ner Auf­sichts­be­hör­de für den Da­ten­schutz zu be­schwe­ren.

Än­de­rung die­ser Da­ten­schutz­hin­wei­se

Wir über­ar­bei­ten die­se Da­ten­schutz­hin­wei­se bei Än­de­run­gen der Da­ten­ver­ar­bei­tung oder bei sons­ti­gen An­läs­sen, die dies er­for­der­lich ma­chen. Die je­weils ak­tu­el­le Fas­sung fin­den Sie stets auf die­ser In­ter­net­sei­te.